A megfelelő székhelyszolgáltató kiválasztása nem csupán formalitás. Egy jó döntéssel évekre megoldhatja vállalkozása hivatalos hátterét, egy rossz választás viszont könnyen okozhat kellemetlenségeket, bírságokat, vagy akár hatósági eljárásokat is. Sokan úgy gondolják, hogy mindegy, ki biztosítja a székhelyet, hiszen „csak egy cím kell”, pedig a valóságban sokkal többről van szó. Érdemes megelőzni a tipikus hibákat, hogy cégként később ne kelljen felesleges köröket futni.
Az egyik leggyakoribb hiba, hogy a döntés kizárólag az ár alapján történik. Természetesen mindenki szeretne spórolni, de fontos tudni, hogy a túl alacsony ár sokszor hiányos szolgáltatást takar. Ilyenkor előfordulhat, hogy a postakezelés csak korlátozott, nincs rendszeres értesítés a beérkező küldeményekről, vagy külön díjat számolnak fel a szkennelésért, postázásért, sőt akár még a hatósági szemle biztosításáért is. Egy korrekt székhelyszolgáltatónál ezek átlátható módon szerepelnek a szerződésben, és nem érhetik meglepetések.
Fontos figyelni arra is, hogy a szolgáltató valóban jogszerűen, engedéllyel működjön. Csak olyan szolgáltatóval érdemes szerződni, aki szerepel a cégnyilvántartásban, és hivatalosan jogosult székhelyszolgáltatás nyújtására. Ha ez hiányzik, az komoly kockázat, hiszen egy esetleges NAV-ellenőrzés, vagy cégbírósági eljárás során gond lehet belőle, ami akár a cég törléséhez vagy pénzbírsághoz is vezethet.
Szintén gyakori hiba, ha a cégvezető nem ellenőrzi, milyen szolgáltatásokat tartalmaz pontosan a szerződés. Egyes szolgáltatók csupán a cím használatát biztosítják, de nem vállalják a hivatalos postakezelést, vagy csak minimális postaforgalmat kezelnek. Holott a székhelyszolgáltatás egyik legfontosabb része éppen a postakezelés: hivatalos iratok, hatósági levelek időben történő átvétele és továbbítása nélkül a cég veszélybe kerülhet.
Nem ritka, hogy a vállalkozások megfeledkeznek a hatósági szemle jelentőségéről. A NAV és más hatóságok rendszeresen végezhetnek helyszíni ellenőrzést. A székhelyszolgáltatónak ilyenkor biztosítania kell a helyszínt és közreműködni az eljárásban. Ha ez hiányzik, vagy a szolgáltató nem hajlandó együttműködni, az a cég számára komoly problémákat okozhat. Ezért szerződéskötés előtt mindenképpen érdemes megbizonyosodni arról, hogy ez a szolgáltatás is biztosított.
Sokan nem gondolnak arra, hogy a székhelyszolgáltató elérhetősége és kommunikációja is fontos lehet. Egy megbízható partner nemcsak akkor fontos, amikor minden rendben megy, hanem akkor is, amikor gyors ügyintézésre, sürgős iratkezelésre van szükség. Ha a szolgáltató nehezen elérhető, lassan reagál, vagy nem értesíti időben a céget a beérkező hivatalos levelekről, az késedelmekhez, vagy határidők elmulasztásához vezethet.
Végül, de nem utolsósorban, érdemes odafigyelni a szolgáltató szakmai tapasztalatára és helyismeretére. Egy rutinos székhelyszolgáltató jól ismeri a helyi hatóságok működését, segít a cégnek eligazodni az ügyintézésben, és könnyebben kezel akár váratlan helyzeteket is.